Државниот архив се распаѓа: ревизија со неповолно мислење

Државниот архив – институција што треба да ја чува меморијата на државата – во 2024 година функционирал како систем што истовремено „пушта вода“ во управувањето и ја остава ризницата на документи под прашање: од финансии и набавки, до услови за заштита на архивскиот материјал. Тоа е суштината на наодите што ги објави Државниот завод за ревизија, со неповолно мислење и за финансиските извештаи и за усогласеноста со прописите.

Ревизорите нотираат слабости во пописот на побарувањата и обврските, неправилности во остварување приходи, давање попусти и подароци, исплати на надоместоци без законска основа, како и проблеми со пресметка/плаќање данок на додадена вредност за услуги поврзани со основната дејност. Дополнително, се посочуваат слабости во спроведувањето и реализацијата на јавните набавки – класичен „црвен аларм“ за институција што би требало да работи по строги правила, токму затоа што работи со јавни средства.

Но финансиската слика е само половина од проблемот. Во сржта на приказната е предупредувањето дека не се исполнети основните услови што треба да ги имаат депоата на Државниот архив за да се заштити архивскиот материјал, а се нотираат и пропусти во условите за заштита од неовластен пристап до архивскиот и документарниот материјал. Во превод: државата формално има „архив“, но практично остава простор највредното – документите – да биде изложено на ризици што не би смееле да постојат ни на хартија, а камоли во депо. Ова не е само административна белешка, туку директна закана за трајноста и интегритетот на јавната меморија.

Во истиот пакет на слабости се посочува и дека не се водело ажурно и хронолошко евидентирање на движењето на залихите на публикуваните изданија – уште еден симптом на институција што нема стабилни внатрешни контроли. А кога контролите се лабави, секое „малку“ може да стане „многу“: од исчезнати изданија, до недокажливи траги за тоа кој, кога и зошто пристапувал до одреден материјал.

Впечатлива е и историската линија што ја повлекува ревизијата: за Архивот постоел ревизорски извештај и за 2016 година со неповолно мислење, а во 2018 била правена проверка на спроведување на препораките. Дел од препораките тогаш биле означени како спроведени – што ја прави уште потешка денешната констатација дека проблемите повторно се насобрале до ниво на неповолно мислење. Прашањето повеќе не е дали има забелешки, туку како системот повторно се „враќа назад“ секојпат кога ќе помине медиумскиот притисок.

Од ДЗР посочуваат дека одговорните лица доставиле забелешки на нацрт-извештајот, но дел од нив не биле прифатени поради недоставени нови докази. Во дел од забелешките, како што се наведува, имало објаснувања за причините и најави за мерки што би се презеле преку нов Закон за архивски материјал и архивска дејност. Тоа е познатата формула на институционалното одложување: „ќе се реши со нов закон“, додека состојбата на терен останува иста – или полоша.

Останува најнепријатното, но и најважното прашање: ако депоата не ги исполнуваат основните услови и ако има пропусти во заштитата од неовластен пристап, кој презема одговорност ако утре исчезне документ, ако се оштети материјал или ако се наруши доверливоста на фондови што се темел на правна и историска сигурност? Во држава каде што институциите често се третираат како партиски сервиси, Архивот не смее да биде уште една „заборавена“ зграда – затоа што кога ќе се изгуби документ, не се губи само хартија, туку доказ, контекст и историја.